Mengenal Apa Itu “Process Mining”

Netsains.Com - Saat ini banyak organisasi menggantungkan proses bisnisnya pada satu atau lebih sistem informasi yang mereka miliki. Sistem informasi yang digunakan contohnya seperti WMS – Workflow Management System, CRM – Customer Relationship Management, ERP – Enterprise Resource Planning dan lain sebagainya.
Setiap sistem informasi tersebut tentunya dirancang berdasarkan model dari suatu proses bisnis. Pada umumnya sebuah sistem informasi mencatat setiap event / kejadian pada sebuah log untuk memonitor proses yang berjalan. Catatan tersebut dapat berupa transaction logs ataupun audit trails.
Seiring dengan berjalannya waktu dan tingkat penggunaan sistem informasi yang semakin tinggi maka bertambah pula kumpulan event log yang tersimpan. Melalui event log inilah kita bisa melakukan analisa dengan menggunakan berbagai algoritma yang telah disediakan aplikasi ProM. Hasilnya dapat berupa suatu bagan model proses bisnis yang kemungkinan berbeda dengan model sebelumnya.
Processs Mining merupakan suatu teknologi yang relatif masih baru dalam kaitannya dengan BPM – Business Process Management. BPM sendiri bertujuan untuk mendapatkan model dengan cara mengamati perilaku proses bisnis di suatu organisasi. Pada process mining, pengamatan dilakukan terhadap proses bisnis yang telah terkomputerisasi. Dengan cara ini diharapkan akan ditemukan struktur proses baru yang sebelumnya tidak disadari sedang terjadi. Berdasarkan siklus yang konsisten serta frekuensi aliran informasi yang terjadi maka dapat diketahui apakah selama ini pross bisnis yang diterapkan oleh sistem informasi telah sesuai dengan pedoman yang dimiliki oleh organisasi ataukah sebaliknya?
Berbagai manfaat bisa didapat dengan adanya Process Mining, seperti untuk mengetahui bagaimanakah proses yang sebenarnya terjadi? Apakah proses yang berjalan sudah sesuai dengan model yang dirancang sebelumnya? Di tahapan manakah terjadi perlambatan proses? Selain itu yang cukup menarik bahwasannya aplikasi ini juga mampu melakukan prediksi atas jumlah keterlambatan yang mungkin timbul serta membuat rancangan model seperti apa yang lebih tepat guna menyelesaikan permasalahan?
Penggunaan event log sebagai sumber data dari tehnik Process Mining dirasa cukup tepat karena umumnya log sebuah sistem informasi berisi data dari berbagai kasus yang dieksekusi organisasi. Data yang dicatat umumnya berupa waktu mulai dan selesainya pekerjaan di suatu bagian, siapa saja pelakunya, dan lain sebagainya. Di bawah ini terlihat contoh tabel log suatu sistem informasi yang menangani proses penagihan denda kepada pelanggan. Terlihat adanya empat contoh kasus (Case ID) yang terjadi dalam satu siklus. Pada kolom Task Name berisi kegiatan yang dilakukan kemudian pada kolom Event Type berisi status dari setiap pekerjaan. Pada kolom berikutnya tercantum ID si pelaku, apakah dilakukan oleh sistem ataukah orang. Kolom Timestamp berisi tanggal serta jam dilakukannya kegiatan. Data pendukung lainnya masih dapat terus ditambahkan sesuai kebutuhan atas analisa yang hendak dilakukan.
Foto: gennet.com